Arkivplanen er et planleggings- og styringsredskap for arkiv og dokumentasjonsforvaltning i offentlige organer

En arkivplan dokumenterer hvordan et offentlig organ organiserer arkivfunksjonen og ivaretar arkivansvaret sitt, og er en

viktig del av Skien kommunes internkontroll.

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for all håndtering av informasjon og dokumentasjon i Skien kommune. 

I arkivplanen er ansvar og rutiner inndelt for leder, saksbehandler og arkivpersonale.

Arkivlova med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene.

Arkivplanen skal sikre at Skien kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlova § 6, som sier at "Offentlege

organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder

for samtid og ettertid."

Arkivplanen gir i tillegg en oversikt over alt arkivmaterialet som skapes og er skapt i Skien kommune:

• Historiske papirarkiver
• Dokumentasjon og beskrivelse av dokumentasjon skapt i digitale fagsystem 
• Dagligarkiv og bortsettingsarkiv
• Avleverte arkiv eller arkiver overført til andre virksomheter

Dette gjelder både arkivmateriale som er bevart og som er kassert. Planens beskrivelse av Skien kommune

og kommunens arbeidsområder vil gi god informasjon om hvilke sakstyper en kan forvente å finne dokumentert i arkivene. 

Arkivplanen er lagt inn i kommunens kvalitetssystem og inngår som en del av internrevisjonen. Oppdaterte rutiner og beskrivelser av systemer er en viktig forutsetning for at kommunen jobber etter de samme retningslinjene. Dokumentsenteret følger disse rutinene og retningslinjene når det utfører sitt arbeid som kontrollfunksjon.

Arkivplanen er et levende dokument som stadig er under endring og oppdatering.  Dersom du har merknader til noe av det som står i planen ber vi om å få tilbakemelding til post@skien.kommune.no. 

Sist oppdatert 01.12.2023 - neste revisjonsdato 15.05.2024.

Arkivplanen arkiveres årlig i kommunens sakarkiv.