|
Skien kommune er medeier i IKA-Kongsberg, som tar seg av langtidsbevaringen av både elektronisk og papirbasert arkiv. IKA-Kongsberg - selskapsavtale Depotarkiv er siste fase i arkivenes livssyklus. Riksarkivarens forskrift § 6-2. sier som følger: Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagte eller har avsluttet sin virksomhet (avslutta arkiv), skal avleveres til arkivdepot når de er om lag 25 til 30 år gamle. Følgende krav stilles til papirarkiver som overføres til arkivdepot:
- Eldre og avsluttet arkiv
- Eldre arkiv - arkiv som er skapt for 25-30 år siden
- Avsluttet arkiv - arkiv etter nedlagtevirksomheter eller kommuner avsluttes på nedleggingstidspunktet, men beholdes i bortsettingsarkivet inntil alle aktive saker er avsluttet, og det ikke lenger er behov for hyppig tilgang til bortsettingsarkivet
- Arkivene er ute av administrativ bruk
- Arkivene er vurdert opp mot gjeldende bestemmelser for bevaring og kassasjon
- Arkivene er ordnet i samsvar med gjeldende lovverk og krav (Veileder i deponering av papirarkiver og foto)
Rettighetsdokumentasjon
- Rettighetsdokumentasjon knytter seg til enkeltpersoners, eller grupper av personers, lovbestemte rettigheter. I praksis vil begrepet henvise til personregistre/objektarkiver hvor mappene er sortert på person.
- Kan som hovedregel deponeres arkivene 10 år etter at mappene er ute av administrativ bruk. Dette på bakgrunn av arkivenes sensitive innhold, og at dette bidrar til ekstra sikkerhet for arkivmaterialet.
Administrative arkiv
- Administrative arkiver er stort sett sortert etter emne, arkivkode eller kronologi, men kan også være objektarkiver som ikke er sortert på person. Administrativt arkiv inneholder i hovedsak mindre sensitiv dokumentasjon enn rettighetsdokumentasjon, men det finnes også sensitiv dokumentasjon i administrative arkiv – for eksempel: Møtebøker fra barnevern, karakter- og vitnemålsprotokoller fra skole, protokoller og saksarkiv fra overformynderi, helseråd, distriktslege, m.m.
- Kan deponeres etter 25-30 år.
IKA Kongsberg som depot
- IKA Kongsberg er Skien kommunes depot for eldre og avsluttede arkiver.
- IKA Kongsbergs magasin oppfyller alle arkivlovens krav til spesialrom for arkiv/arkivdepot.
- Magasinet er dimensjonert for å gi plass til alle analoge arkiv fra eierne. Dette inkluderer egne hyller for kart, tegninger og foto.
Tidligere ordning Fra 2006 til 2015 forelå det en avtale mellom Drangedal, Kragerø, Bamble og Skien kommune ang avlevering av fysiske arkiver i lokalene på Bergsland. Se vedlagt avtale: Felles arkivdepot i Telemark - samarbeidsavtale Samarbeidsavtalen mellom Drangedal, Kragerø, Bamble og Skien opphørte 31.12.2015 Fra 01.01.2016 ble Skien kommune offisielt mediere i IKA Kongsberg, som vil ta seg av deponert materiale, både elektronisk og fysisk. Avleveringen av arkiver til IKA-Kongsberg er en stor og tidkrevende oppgave. Betydelige mengder av de 682 hyllemeterene på Bergsland er muggskadet og må gjennom en muggsanering. IKA Kongsberg tilbyr denne tjenesten og arbeidet med å avlevere en del av det skadde materialet er godt i gang. |
